Eine E-Mail auf Deutsch richtig schreiben: Warum ist das so wichtig? Ob bei der Wohnungssuche, auf dem Weg zum Traumjob oder im Kontakt mit dem Rathaus, gehören E-Mails in Deutschland oft zum Alltag.
Hast du zum Beispiel eine Nachricht vom Amt bekommen? Oder möchtest du dich für eine neue Stelle bewerben? Wenn du weißt, wie man eine E-Mail richtig schreibt, bist du klar im Vorteil!
In diesem Artikel erfährst du, wie du eine E-Mail richtig aufbaust, welche Fehler du vermeiden solltest und was der Unterschied zwischen formellen, geschäftlichen und privaten E-Mails ist. Außerdem bekommst du praktische Tipps und Beispiele, damit deine E-Mails immer gut strukturiert und verständlich sind.
Damit deine E-Mail auf Deutsch professionell und verständlich wirkt, ist es wichtig, eine klare und strukturierte Gliederung einzuhalten – vom Betreff bis zur Grußformel.
Der erste wichtige Schritt, um eine E-Mail auf Deutsch zu verfassen, ist der Betreff. Hier solltest du am besten Stichwörter oder einen kurzen Satz, meistens ohne Verb, verwenden, zum Beispiel:
Nachdem du den passenden Betreff formuliert hast, kannst du mit dem Text beginnen. Zuerst kommt die Anrede. Sie hängt davon ab, an wen du schreibst und wie formell die E-Mail sein soll.
Bei formellen oder beruflichen E-Mails verwendest du zum Beispiel Sehr geehrte Frau Müller, Sehr geehrter Herr Schmidt oder Sehr geehrte Damen und Herren, wenn du den Namen nicht kennst.
Bei informellen E-Mails, zum Beispiel an Freunde oder Kollegen, kannst du Hallo Anna, Liebe Laura oder Hi Tom schreiben.
Jetzt kommt der Hauptteil der E-Mail. Hier geht es um den Inhalt. Versuche, die Informationen klar und deutlich zu formulieren. Wenn du die Person nicht kennst oder es sich um eine formelle Situation handelt, solltest du sie siezen. Bei Freunden oder Bekannten kannst du natürlich duzen.
Beginne deine E-Mail mit einem kurzen Satz, in dem du dich vorstellst und den Grund deiner Nachricht erklärst:
Danach kannst du wichtige Details hinzufügen, Fragen stellen oder deine Meinung äußern:
Am Ende des Hauptteils kannst du dich bedanken oder sagen, dass du dich auf eine Antwort freust:
Es ist empfehlenswert, den Hauptteil soweit wie möglich kurz und ohne Umschweife zu halten. Du kannst zum Beispiel zuerst eine längere Version schreiben und danach den Text zusammenfassen.
Nach dem Hauptteil folgt der Gruß. In einer Business-E-Mail oder generell bei formeller Kommunikation schreibt man Mit freundlichen Grüßen. Bei privaten Angelegenheiten kann man sich mit Liebe Grüße verabschieden. In beiden Fällen kommt nach dem Gruß noch die eigene Signatur. Dazwischen steht kein Komma:
Um eine professionelle E-Mail auf Deutsch zu verfassen, solltest du deine Sätze stets höflich formulieren. Neben der passenden Anrede und freundlichen Grußformeln bedeutet das auch, Ausdrücke wie Bitte und Vielen Dank sowie den Konjunktiv 2 richtig zu verwenden:
Vergiss nicht, dass der deutsche Kommunikationsstil im Vergleich zu anderen Sprachen oft etwas direkter ist. Deshalb ist es wichtig, höflich, aber auch klar und zielgerichtet zu schreiben.
Weitere Aspekte, die du beachten solltest, sind der strukturierte Aufbau, also Einleitung, Hauptteil und Schluss sowie das Verwenden von Absätzen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Falls du dir unsicher bist, welche Anrede am Anfang einer Business-E-Mail passend ist, verwende Guten Tag. Dieser Ausdruck ist neutral und kann problemlos in allen professionellen Kontexten eingesetzt werden.
Beim Schreiben geschäftlicher E-Mails schleichen sich immer wieder typische Fehler ein. Einer davon ist, ein Komma nach Mit freundlichen Grüßen zu setzen. Wie schon erwähnt, setzt man im Deutschen kein Komma an dieser Stelle.
Ein weiterer Fehler, den du vermeiden solltest, ist ein fehlender Betreff oder eine unklare Anrede. Besonders der Betreff ist bei der Kommunikation im Beruf oder mit Ämtern wichtig, weil Mitarbeitende deine E-Mail mit einem klaren und gut geschriebenen Betreff später leichter wiederfinden können.
Gerade in den ersten Versuchen kann es passieren, dass die Sprache in der E-Mail zu locker ist oder der Ton nicht passt. Zu Beginn ist es deshalb besser, wenn du neutrale Formulierungen verwendest, die für möglichst viele Empfänger geeignet sind.
Jetzt, da du die Basics kennst, schauen wir uns ein paar Beispiele für formelle und Business-E-Mails an.
Betreff: Lieferung nicht erhalten
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 15. Februar habe ich eine Waschmaschine über Ihre Webseite bestellt, jedoch ist diese bisher noch nicht bei mir eingetroffen.
Könnten Sie bitte den Status meiner Bestellung prüfen und sich bei mir melden? Die Bestellnummer lautet 123456.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Betreff: Verschiebung Beratungstermin 24.03.
Guten Tag Frau Müller,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Sehr gerne können wir den Beratungstermin verschieben. Ich biete Ihnen folgende Zeiträume an:
Welcher passt Ihnen am besten? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Betreff: Anfrage zur Wohnung in der Bahnhofstraße 2
Sehr geehrter Herr Schmidt,
mein Name ist Max Mustermann und ich habe großes Interesse an der Wohnung in der Bahnhofstraße 2. Wäre es möglich, einen Besichtigungstermin zu vereinbaren?
Vielen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Während man Fremde oder Menschen, die man nicht gut kennt, in der Regel siezt, ist das Duzen im privaten Umfeld üblich: Bei Familie, Freunden, Bekannten und je nach Verhältnis auch mit Kollegen. In solchen Fällen kannst du eine E-Mail mit Hallo oder Hi beginnen und mit Liebe Grüße enden.
Private E-Mails folgen meist keiner festen Struktur, sollten aber trotzdem gut nachvollziehbar und verständlich bleiben. Achte dabei immer auf einen freundlichen und respektvollen Ton. Umgangssprache ist grundsätzlich erlaubt, kann aber je nach Formulierung schnell unhöflich wirken.
Damit du dir das besser vorstellen kannst, kommt hier ein Beispiel:
Betreff: Lange nichts gehört!
Liebe Lisa,
ich hoffe, es geht dir gut! Mir ist letztens aufgefallen, dass wir schon viel zu lange nichts mehr voneinander gehört haben. Höchste Zeit, das zu ändern! 😊
Wie läuft’s bei dir? Was gibt’s Neues? Bei mir ist gerade einiges los, aber alles in allem läuft’s gut.
Ich würde mich total freuen, wenn wir mal wieder telefonieren oder uns auf einen Kaffee treffen. Wie sieht’s bei dir nächste Woche aus?
Melde dich, wenn du Zeit und Lust hast.
Liebe Grüße
Max
Eine E-Mail auf Deutsch besteht aus einem Betreff, einer Anrede, einem Hauptteil, einem Gruß am Ende und der eigenen Unterschrift. Wichtig ist, klar, höflich und passend zur Situation zu schreiben, je nachdem, ob die E-Mail privat oder formell ist.
Man beginnt mit einer Anrede, zum Beispiel Liebe Anna oder Sehr geehrter Herr Müller. Danach schreibt man eine kurze Einleitung, zum Beispiel: Ich hoffe, es geht dir gut oder Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Am Ende bedankt man sich oder sagt, dass man sich auf eine Antwort freut. Danach kommt ein Gruß, zum Beispiel Liebe Grüße bei privaten E-Mails oder Mit freundlichen Grüßen bei formellen E-Mails.
Wenn du eine E-Mail auf Deutsch schreiben möchtest, sind Klarheit, Höflichkeit und eine passende Struktur wichtig. Denk daran, die richtige Anrede zu wählen, den Hauptteil kurz und kompakt zu halten und die E-Mail mit einer passenden Grußformel abzuschließen. Dabei solltest du typische Fehler wie einen fehlenden Betreff oder einen unangemessenen Ton vermeiden.
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